Корпоративний рахунок на підприємстві. Які операції допустимі?
Минулого тижня ми запитали наших підписників у Facebook: про що ви хотіли б дізнатися від наших експертів і які теми для вас найактуальніші?
Одразу з кількох сторін ми отримали запитання: «Чи можна за кордоном користуватися корпоративною платіжною карткою? І які саме операції є допустимими?».
Відповідаємо з великою радістю! Корпоративна картка (КПК) — це дійсно один із найзручніших інструментів для оплати витрат у закордонних відрядженнях: від купівлі квитків і бронювання готелів до представницьких витрат. Проте розрахунки за межами України регулюються суворими правилами валютного законодавства та обмеженнями Національного банку. Порушення режиму використання валютних коштів, здійснення заборонених транзакцій (наприклад, розрахунків за зовнішньоекономічними торговельними контрактами безпосередньо з КПК без належного оформлення) або невчасно підтверджені витрати загрожують бізнесу визнанням операцій нецільовими, донарахуванням ПДФО працівнику та штрафними санкціями за порушення валютного контролю.
Аби правильно розробити внутрішнє положення про відрядження та використання корпоративних карток, узгодити транскордонні платежі з актуальними валютними обмеженнями та забезпечити правову безпеку компанії, бізнес замовляє фахові юридичні послуги, довіряючи регламентацію складних фінансових процедур досвідченим корпоративним юристам.
У цій статті ми детально розібрали всі нюанси використання корпоративних платіжних карток за кордоном, допустимі категорії витрат та правила підготовки підтвердних документів. Розглянемо ключові правила безпечного використання КПК:
Корпоративний рахунок на підприємстві. Які операції допустимі?
Якщо на підприємстві є корпоративна картка, це дозволяє уникнути всіх бюрократичних складнощів при отриманні готівкової іноземної валюти для видачі її працівникові,.
Відзначимо також, що платіжні картки міжнародного зразка, які існують сьогодні, дозволяють знімати з карткового рахунку кошти у валюті країни перебування, незважаючи на те, що на самому картковому рахунку кошти враховуються в гривнях. Це позбавляє від необхідності відкриття валютного рахунку.
Корпоративна картка – це спеціальне корпоративне платіжний засіб, який дає змогу його держателю здійснювати операції за рахунком підприємства. Одночасно визначає права і обмеження на використання карткових рахунків та здійснення операцій за ними.
Можуть застосовуватись наступны платіжні системи:
- дебетова,
- дебетово-кредитна
- кредитна.
Найбільш поширена – дебетова схема, передбачає здійснення користувачем платіжних операцій з використанням спеціального платіжного засобу в межах залишку коштів, які обліковуються на його рахунку.
Куди Ви можете списувати гроші з корпоративної картки?
• на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
• оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень;
• оплату телефонних розмов;
• оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат;
• добові витрати (на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи).
Всі зазначені вище витрати повинні бути підтверджені документально (крім добових витрат) у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), електронних квитків (за наявності посадкового талона) та документа про сплату за всіма видами транспорту, чартерних рейсів, рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
У п. 7.3. Постанови НБУ № 223 зазначено, що операції користувачів повинні виконуватися з оформленням квитанції платіжного термінала, чека банкомату, сліпа та інших документів за операціями з використанням спеціальних платіжних засобів в паперовій формі, які складаються і друкуються державною мовою за місцем проведення операції.
Поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, використовується з урахуванням обмежень, встановлених законодавством України.
Засоби з поточного рахунку юридичної особи НЕ МОЖУТЬ БУТИ ВИКОРИСТАНІ за допомогою спеціального платіжного засобу для:
• отримання заробітної плати, інших виплат соціального характеру;
• розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами);
• здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі.
Кошти з поточного рахунку в іноземній валюті юридичної особи МОЖУТЬ БУТИ ВИКОРИСТАНІ за допомогою спеціального платіжного засобу виключно для:
• отримання готівки за межами України для оплати витрат;
• здійснення розрахунків в безготівковій формі за межами України, які пов’язані з витратами на відрядження та витратами представницького характеру.
Таким чином, за допомогою корпоративної картки (валюти, знятої з цієї карти) працівник, перебуваючи за кордоном у відрядженні, не має права купувати товарно-матеріальні цінності, оплачувати роботи, послуги для цілей підприємства за винятком вищенаведеного.